Alleen particulieren als klant: moet u Peppol ontvangen?

Factureert u alleen aan particulieren? Dan lijkt Peppol niet uw zaak. Toch moet u iets regelen. De Belgische overheid zegt het zo: voor uitgaande facturen aan particulieren geldt de verplichting niet, maar u moet wel gestructureerde elektronische facturen van uw leveranciers kunnen ontvangen. Dit artikel legt uit wat dat concreet betekent. Het volgt de officiële pagina’s van einvoice.belgium.be en efactuur.belgium.be, gecontroleerd op 2 oktober 2026.

Wat zegt de overheid over ondernemers die alleen voor particulieren werken?

Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen onderling gestructureerde e-facturen gebruiken. Een pdf per e-mail volstaat niet meer. Voor facturen aan particulieren voor privégebruik (B2C) geldt dat niet. Maar uw leveranciers sturen u wel zo’n factuur. Daarom stelt de overheid: u moet uw systemen aanpassen om ze te kunnen ontvangen.

Dat betreft bijvoorbeeld kappers, kinesisten, schoonheidsspecialisten en andere zelfstandigen die rechtstreeks aan consumenten werken. Wij geven die beroepen als voorbeeld van het soort ondernemer dat bedoeld wordt. Wij stellen daarmee niet vast dat ze onder de verplichting vallen of eruit vallen: dat hangt af van uw btw-situatie.

Wat u wel en niet moet doen

Situatie	Wat de officiële bron zegt
Uitgaande facturen aan particulieren	De verplichting geldt niet.
Inkomende facturen van btw-plichtige leveranciers	U moet gestructureerde e-facturen kunnen ontvangen.

Wat betekent ontvangen kunnen?

Ontvangen kunnen betekent dat uw software verbonden is met het Peppol-netwerk en dat uw bedrijf daarop geregistreerd is. De overheid vergelijkt Peppol met een telecommunicatienetwerk: uw leveranciers sturen hun factuur rechtstreeks naar uw systeem. U hoeft er zelf niets voor te versturen.

In de praktijk vraagt dat een paar dingen:

• Software of een Access Point dat Peppol-facturen ontvangt. U registreert zich niet rechtstreeks op het netwerk, maar via zo’n dienstverlener. Lees Peppol ID registreren.
• Een registratie op uw ondernemingsnummer. Uw Peppol ID is in België uw ondernemingsnummer met scheme-ID 0208.
• Een plan voor de verwerking. Overleg met uw boekhouder hoe inkomende facturen in uw boekhouding terechtkomen en hoe u ze bewaart.

Kies software die ontvangen aanbiedt

Niet elk pakket doet beide, en bij sommige is de ontvangst niet bevestigd. De overheid raadt aan te controleren of uw software zowel verzenden als ontvangen ondersteunt. Voor een ondernemer die alleen wil ontvangen telt vooral het tweede. Filter daarom in onze vergelijker op systemen met volledige Peppol-ondersteuning voor België. Eén voorbeeld uit onze gegevens is Lucy, dat volgens zijn prijspagina specifiek is gebouwd voor het verzenden en ontvangen van Peppol-facturen. Dat is geen aanbeveling en wij hebben het niet zelf getest.

Zijn bepaalde beroepen vrijgesteld?

De officiële pagina noemt uitzonderingen, en die zijn beperkt. De overheid zegt dat de verplichting niet geldt voor ondernemingen die uitsluitend handelingen verrichten die door artikel 44 van het Btw-Wetboek zijn vrijgesteld. Voor die ondernemingen is er geen verplichting om gestructureerde e-facturen te verzenden én ook niet om ze te ontvangen.

Let op drie dingen:

• Het gaat om ondernemingen die uitsluitend artikel 44-handelingen verrichten. Wie ook andere, btw-plichtige handelingen doet, valt daar niet onder.
• De officiële pagina geeft geen lijst van beroepen. Of uw beroep onder artikel 44 valt, bepaalt uw eigen btw-situatie. Vraag het aan uw boekhouder.
• Gebruik de officiële toets op einvoice.belgium.be om na te gaan of u onder de verplichting valt.

Geen btw-nummer, wel vrijstelling voor kleine ondernemingen

Is een van de twee partijen niet btw-plichtig, dan geldt de verplichting niet voor hun onderlinge transacties. Een onderneming zonder btw-nummer valt dus buiten de verplichting. Wie de btw-vrijstelling voor kleine ondernemingen (jaaromzet tot 25.000 euro) toepast, valt er volgens de officiële FAQ wel onder. Meer daarover leest u in e-facturatie verplicht in België.

Wat riskeert u als u niet kunt ontvangen?

Wie niet beschikt over de technische middelen om gestructureerde e-facturen uit te reiken en te ontvangen, riskeert een administratieve boete. De bedragen en de regels staan in Peppol boete: bedragen volgens het KB van 8 juli 2025.

Uw checklist

1. Controleer bij uw boekhouder of u een btw-nummer hebt en onder welke regeling u valt.
2. Gebruik de officiële toets als u twijfelt.
3. Kies software of een Access Point dat ontvangen ondersteunt. Een overzicht staat op Peppol en e-facturatie.
4. Laat uw ondernemingsnummer registreren.
5. Spreek met uw boekhouder af hoe inkomende facturen worden verwerkt en bewaard.

Dit artikel is algemene informatie en geen fiscaal of juridisch advies. Wij hebben geen systemen zelf getest. Raadpleeg voor uw eigen situatie uw boekhouder of de officiële bron.