Uitleg
Facturatie uitgelegd: wat is een facturatiesysteem en wat kiest u?
Facturatie is het maken, versturen en opvolgen van facturen. Een facturatiesysteem doet dat in software, met offertes, herinneringen en Peppol. Boekhouding is iets anders: dat verwerkt ook aankopen en btw. In België is Peppol sinds 2026 verplicht voor B2B-facturen, ook bij de btw-vrijstelling voor kleine ondernemingen.
Transparantie: links naar aanbieders kunnen partnerlinks zijn. Wij kunnen daarvoor een vergoeding krijgen, zonder extra kosten voor u. Een vergoeding bepaalt niet welke systemen wij tonen. Hoe dat werkt.
Op deze pagina
Deze pagina legt uit wat facturatie is en wat een facturatiesysteem voor u doet. Wilt u meteen kiezen? Ga dan naar de vergelijker van facturatiesystemen of lees de Peppol-gids. Wij hebben de systemen niet zelf getest. De gegevens komen van openbare informatie van de aanbieders, met datum.
Wat is facturatie?
Facturatie is alles wat met uw verkoopfacturen te maken heeft. U maakt een factuur, stuurt die naar uw klant en volgt op of ze betaald is. Soms hoort er een offerte bij vooraf, en een creditnota achteraf als u iets moet corrigeren.
- Een offerte opstellen en laten goedkeuren
- Een factuur maken met doorlopende nummering
- De factuur versturen, per e-mail of via Peppol
- Betalingen volgen en herinneringen sturen
Wat is een facturatiesysteem?
Een facturatiesysteem is software waarmee u die stappen op één plaats doet. Dezelfde dienst heet ook facturatiesoftware, facturatieprogramma of factuurprogramma. Het onthoudt uw klanten en producten, nummert facturen automatisch en toont wat nog openstaat.
Offertes
Een goedgekeurde offerte zet u om in een factuur.
Peppol
Verzenden en ontvangen van gestructureerde e-facturen.
Herinneringen
Opvolging van openstaande facturen, soms automatisch.
Per systeem verschillen de functies. Bekijk wat erin zit via de vergelijker.
Wat is het verschil met boekhouding?
Een facturatiesysteem gaat over wat u verkoopt en wat klanten u nog schuldig zijn. Boekhouding gaat verder: aankopen, bankbewegingen, btw-aangifte en jaarcijfers. Veel pakketten bieden beide aan. Wij vergelijken in de eerste plaats facturatie. Een boekhoudpakket noemen we alleen als het een facturatiemodule heeft, en dan als facturatie en boekhouding.
| Type | Waar het over gaat | Past vooral bij |
|---|---|---|
| Facturatiesysteem | Offertes, facturen, herinneringen, Peppol | Wie de boekhouding uitbesteedt of nog niet nodig heeft |
| Boekhoudprogramma | Aankopen, bank, btw, rapporten | Wie zelf of samen met een boekhouder boekt |
| Facturatie en boekhouding | Beide in één omgeving | Wie alles op één plaats wil |
Een uitgebreidere afweging leest u in facturatiesysteem of boekhoudprogramma.
Hoe werkt een digitale factuur?
Een digitale factuur kan twee dingen betekenen. Een pdf die u per e-mail verstuurt, of een gestructureerde e-factuur die rechtstreeks van uw software naar de software van uw klant gaat. Bij een pdf leest iemand de factuur en typt ze over. Bij een e-factuur staan de gegevens in een vast formaat en kan de ontvanger ze automatisch verwerken.
In België verloopt die uitwisseling via het Peppol-netwerk. U sluit zich niet zelf aan, maar via software die op Peppol is aangesloten, een erkende dienstverlener of Access Point. Meestal regelt uw facturatiesysteem dat. In België gebruikt u uw ondernemingsnummer als Peppol-ID.
Wat geldt in België?
- Sinds 1 januari 2026 moeten btw-plichtige ondernemingen gestructureerde e-facturen gebruiken voor (bijna) alle B2B-transacties met andere Belgische btw-plichtigen. Een pdf per e-mail volstaat dan niet meer.
- De plicht geldt ook als u de btw-vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen toepast (jaaromzet tot 25.000 euro). Ze gaat dus niet over de omvang van uw bedrijf, maar over uw btw-status.
- Voor facturen aan particulieren voor privégebruik geldt de plicht niet. Maar ook dan moet u gestructureerde facturen van uw leveranciers kunnen ontvangen.
- Volgens Unizo vallen ondernemingen die uitsluitend btw-vrijgestelde handelingen op grond van artikel 44 verrichten buiten de plicht om te verzenden, maar moeten ze wel kunnen ontvangen. Twijfelt u, gebruik dan de toets "Is my company covered?" op de officiële site of vraag uw boekhouder.
- Het Peppol-netwerk zelf is gratis. U betaalt voor de software of dienst.
De regels en boetes staan in de officiële FAQ van de Belgische overheid. Het stappenplan vindt u in onze Peppol-gids en in Peppol uitgelegd voor ondernemers.
En in Nederland?
In Nederland is er op dit moment geen algemene B2B-e-factuurplicht. Voor leveranciers aan de overheid geldt al langer wel een e-factuurplicht. Volgens het kabinetsbericht van 11 september 2026 wil het kabinet e-facturatie voor B2B verplichten per 1 juli 2030. Dat is een voornemen, geen wet.
Wat kiest u?
Begin bij uw situatie en werk dan af. Zo komt u tot een korte lijst van twee tot vier systemen die u kunt proberen.
- Bepaal uw land en of u btw-plichtig bent. In België bepaalt dat of u Peppol nodig hebt.
- Kies of u alleen facturatie wilt, of facturatie en boekhouding samen.
- Controleer of het systeem Peppol kan verzenden en ontvangen, en of dat extra kost.
- Kijk naar de prijs per maand excl. btw, naar limieten op het aantal facturen en naar een gratis plan of proefperiode.
- Vraag uw boekhouder of hij met het systeem kan werken.
Hulp bij die stappen vindt u op de pagina over een facturatieprogramma kiezen. Hebt u een gratis plan op het oog, lees dan eerst wat een gratis facturatieprogramma echt biedt. Daarna filtert u in de vergelijker op Peppol verzenden en ontvangen in België. Werkt u vanuit Nederland, bekijk dan ook de Nederlandse sectie.
Algemene informatie, geen fiscaal of juridisch advies. Raadpleeg uw boekhouder of de bevoegde overheidsdienst voor uw situatie. Prijzen en functies verschillen per aanbieder en veranderen. Controleer ze bij de aanbieder.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een facturatiesysteem en een boekhoudprogramma?
Een facturatiesysteem is gemaakt om facturen te maken, te versturen en op te volgen, meestal met offertes, herinneringen en Peppol. Een boekhoudprogramma verwerkt daarnaast aankopen, bankbewegingen en btw-aangiftes. Veel pakketten doen beide. Wij vergelijken facturatiesystemen en noemen een boekhoudpakket alleen als het een facturatiemodule heeft. Zie ook facturatiesysteem of boekhoudprogramma.
Heb ik een facturatiesysteem nodig als ik weinig factureer?
Met een handvol facturen per jaar lijkt een Word- of Excel-sjabloon genoeg. In België volstaat een pdf per e-mail voor B2B-facturen aan Belgische btw-plichtigen sinds 2026 niet meer. Dan hebt u software nodig die via Peppol kan verzenden en ontvangen. Voor facturen aan particulieren geldt die plicht niet, maar ontvangen moet u wel kunnen.
Is een pdf-factuur nog toegestaan?
Voor B2B-facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen niet meer, sinds 1 januari 2026. Voor facturen aan particulieren voor privégebruik geldt de plicht niet. In Nederland is er geen algemene e-factuurplicht, behalve voor leveranciers aan de overheid. Meer in PDF-factuur versus e-factuur.
Moet mijn facturatiesysteem Peppol ondersteunen?
In België wel, als u btw-plichtig bent en aan andere Belgische btw-plichtigen factureert. U moet ook kunnen ontvangen. U registreert zich niet rechtstreeks op het netwerk, maar via software die op Peppol is aangesloten. Meestal regelt uw facturatiesysteem dat. Lees de Peppol-gids voor de stappen.
Geldt de Peppol-plicht ook als ik onder de btw-vrijstelling voor kleine ondernemingen val?
Ja. Volgens de officiële FAQ van de Belgische overheid geldt de verplichting ook voor wie de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen gebruikt (jaaromzet tot 25.000 euro). Twijfelt u over uw situatie, gebruik dan de toets op einvoice.belgium.be of vraag uw boekhouder.
Moet ik in Nederland e-factureren?
Nog niet algemeen. Voor leveranciers aan de Nederlandse overheid geldt al langer een e-factuurplicht. Volgens het kabinetsbericht van 11 september 2026 wil het kabinet e-facturatie voor B2B verplichten per 1 juli 2030. Dat is een voornemen en nog geen wet.
Wat kost een facturatiesysteem?
Dat verschilt sterk. Sommige aanbieders hebben een gratis plan met limieten, andere starten rond enkele euro per maand excl. btw. Let op het aantal facturen of documenten, of Peppol is inbegrepen en wat er na de proefperiode gebeurt. In onze vergelijker staan prijzen per maand excl. btw met datum.
Kan ik betalingsherinneringen automatisch laten versturen?
Veel facturatiesystemen kunnen dat, maar niet elk pakket. Controleer bij de aanbieder of automatische herinneringen in uw pakket zitten. Gebruik in de vergelijker het filter op functies en kijk daarna op de systeempagina. Voor wettelijke regels rond aanmaningen vraagt u uw boekhouder of de overheid om advies.