Peppol aansluiten: stappenplan in 5 stappen voor ondernemers

Peppol aansluiten klinkt technisch, maar voor de meeste ondernemers komt het neer op vijf duidelijke stappen. Sinds 1 januari 2026 is gestructureerde elektronische facturatie verplicht voor facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen, ook voor wie de btw-vrijstelling voor kleine ondernemingen toepast. U registreert zich niet rechtstreeks op het netwerk, maar via software die op Peppol is aangesloten. Meestal is dat uw facturatie- of boekhoudsoftware.

Dit stappenplan loopt van uw huidige software tot uw eerste testfactuur. Het is algemene informatie en geen fiscaal of juridisch advies. Wij hebben de systemen niet zelf getest, dus vraag elke aanbieder naar de actuele voorwaarden. Een inleiding vindt u in wat is Peppol en op de Peppol-gids.

Hoe sluit u aan op Peppol? De vijf stappen

Stap	Wat doet u?	Wie helpt?
1	Software controleren	Uw softwareaanbieder
2	Access Point kiezen	Aanbieder of dienstverlener
3	Peppol-ID laten registreren	Uw Access Point
4	Klanten en leveranciers in kaart brengen	U en uw boekhouder
5	Eerste factuur testen	U en uw klant

Stap 1: controleer wat uw software al kan

Begin met de vraag of uw facturatiesoftware Peppol ondersteunt. Dat is meestal het snelste pad. Stel uw aanbieder concrete vragen:

• Is Peppol-verzending inbegrepen in mijn abonnement?
• Is Peppol-ontvangst inbegrepen?
• Gebruikt de aanbieder een eigen Access Point of een partner?
• Wat gebeurt er met mijn bestaande facturen en klantgegevens?
• Hoe krijg ik hulp als een factuur niet aankomt?

Laat antwoorden schriftelijk bevestigen. Past uw pakket niet meer, bekijk dan onze vergelijker met het filter Peppol volledig en land België. Voorbeelden zijn Billit, Moneybird en Winfakt. De overheid publiceert ook een lijst van softwareoplossingen op einvoice.belgium.be.

Stap 2: kies een Access Point

Een Access Point verstuurt uw e-facturen en ontvangt de inkomende. U krijgt het meestal van uw facturatiesoftware, maar een aparte dienstverlener kan ook. Kies op verzenden en ontvangen, ondersteuning, kosten en wat er gebeurt als u later overstapt. De uitgebreide gids staat in Peppol Access Point kiezen.

Wat als mijn software geen Peppol ondersteunt?

Dan hebt u twee opties: een aparte dienstverlener die de verbinding verzorgt, of overstappen naar een pakket dat het wel kan. Bespreek beide met uw boekhouder voor u beslist.

Stap 3: laat uw Peppol-ID registreren

In België gebruikt u uw ondernemingsnummer als Peppol-ID (scheme 0208). Uw Access Point regelt de registratie meestal voor u. Controleer vooraf of uw ondernemingsnummer, btw-nummer en bedrijfsnaam kloppen in uw software. Fouten hier zijn een veelvoorkomende reden waarom een factuur niet aankomt.

Stap 4: breng klanten en leveranciers in kaart

Controleer wie op Peppol is aangesloten en maak drie groepen: aangesloten, nog niet aangesloten en niet van toepassing. De verplichting geldt voor facturen tussen btw-plichtige ondernemingen. Voor het verzenden aan particulieren voor privégebruik (B2C) geldt ze niet. Ontvangen moet u wel kunnen, ook als u alleen voor particulieren werkt.

Let op: btw-vrijgestelde klanten en leveranciers vallen er niet buiten. Volgens de officiële FAQ geldt de plicht ook voor de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen. Lees btw-vrijstelling kleine onderneming. Alle regels staan in e-facturatie verplicht in België.

Wat doet u met klanten die nog niet aangesloten zijn?

Vraag hen hoe ze gestructureerde facturen ontvangen en leg uit waarom: voor B2B-facturen tussen Belgische btw-plichtigen volstaat een pdf niet meer. Raadpleeg bij twijfel de officiële toets “Is my company covered?” op einvoice.belgium.be of uw boekhouder.

Stap 5: test een eerste factuur

Verstuur eerst één testfactuur. Kies een klant die al op Peppol zit en meewerkt. Controleer of de factuur aankomt, of de gegevens kloppen en of uw klant ze zonder overtypen kan verwerken. Doe hetzelfde omgekeerd met een leverancier.

• Komt de factuur aan bij de juiste ontvanger?
• Kloppen bedrag, btw en gegevens in het bestand?
• Kan de boekhouder ze inlezen en boeken?
• Krijgt u een bevestiging of foutmelding?

Pas als dit vlot loopt, schakelt u al uw B2B-facturen over.

Wat kost het, en wat riskeert u zonder aansluiting?

Het netwerk zelf is gratis. U betaalt voor de software of dienst. De overheid vermeldt een verhoogde investeringsaftrek van 20 procent voor digitale investeringen sinds 1 januari 2025, en voor de aanslagjaren 2024 tot 2027 een verhoogde kostenaftrek van 120 procent voor kleine kmo’s en zelfstandigen met een abonnement op facturatiesoftware. Vraag de voorwaarden na bij FOD Financiën of uw boekhouder.

Zonder technische middelen om te verzenden en te ontvangen riskeert u volgens het Koninklijk Besluit van 8 juli 2025 een boete van 1.500 euro, bij de tweede overtreding 3.000 euro en daarna 5.000 euro. Een volgende overtreding telt pas als ze ten vroegste drie maanden na de vorige is vastgesteld. Zie de officiële FAQ. Het recht op btw-aftrek wordt niet geweigerd als aan de materiële voorwaarden is voldaan.

Wat zijn de meest gemaakte fouten?

• Alleen aan verzenden denken en ontvangen vergeten.
• Denken dat btw-vrijstelling u uitzondert van Peppol.
• Onjuiste ondernemings- of btw-gegevens laten staan.
• Overschakelen zonder testfactuur.
• Uw boekhouder te laat inlichten.

Wat regelt u samen met uw boekhouder?

Uw boekhouder verwerkt de facturen die binnenkomen en uitgaan. Bespreek welke software hij gebruikt, wie inkomende facturen bewaakt en hoe u omgaat met een onbruikbare factuur. Hij kan ook inschatten of voor u een bijzonder geval geldt, bijvoorbeeld bij uitsluitend vrijgestelde handelingen. Voor een keuze van pakket helpt een facturatieprogramma kiezen in België.

Let op: dit artikel geeft algemene informatie en is geen fiscaal of juridisch advies. Controleer de regels op einvoice.belgium.be of vraag raad aan uw boekhouder.