Btw-vrijstelling kleine onderneming in België en Peppol

Veel kleine ondernemers denken dat de btw-vrijstelling hen ook van e-facturatie vrijstelt. Dat klopt niet. De btw-vrijstelling voor kleine ondernemingen in België bespaart u btw-aangiftes, maar de verplichte gestructureerde facturatie via Peppol geldt ook voor u. Dat staat letterlijk in de officiële FAQ van de overheid, op einvoice.belgium.be.

In dit artikel leest u wat de vrijstelling inhoudt, wat er voor uw facturen verandert, hoe de Peppol-plicht daarop aansluit en welke facturatiesoftware daarbij past. Aan het eind vergelijken we met de Nederlandse KOR. Dit is geen fiscaal of juridisch advies. Voor uw eigen situatie wendt u zich tot uw boekhouder of FOD Financiën.

Wat is de btw-vrijstelling voor kleine ondernemingen?

Het is een Belgische regeling voor ondernemingen met een jaaromzet van maximaal 25.000 euro, exclusief btw. De rechtsvorm maakt niet uit: een natuurlijke persoon of een vennootschap kan eronder vallen. U rekent geen btw aan, doet geen periodieke aangifte en betaalt geen btw aan de schatkist. Zo staat het op de officiële pagina van FOD Financiën.

De kern in een lijstje:

• Grens: jaaromzet tot 25.000 euro, exclusief btw.
• Btw aanrekenen: nee.
• Btw aftrekken: nee, u mag geen btw aftrekken.
• Btw-nummer: u blijft btw-plichtig en hebt dus een btw-identificatienummer.
• Facturatie en boekhouding: daarvoor blijven verplichtingen bestaan.
• Jaarlijkse klantenlisting: u geeft elk jaar uiterlijk 31 maart het totaalbedrag van uw handelingen van het vorige jaar door via Intervat.

Sommige sectoren vallen volgens dezelfde pagina buiten de regeling, zoals bouwwerken, ondernemingen die verplicht een geregistreerd kassasysteem gebruiken en de levering van oude materialen. Ook btw-eenheden zijn uitgesloten. Controleer dus eerst of u in aanmerking komt.

Geldt Peppol ook voor mij als ik btw-vrijgesteld ben?

Ja. De officiële FAQ zegt het zo: de verplichting geldt ook als u gebruikmaakt van de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen (jaaromzet niet hoger dan 25.000 euro). Sinds 1 januari 2026 moeten btw-plichtige ondernemingen in België hun facturen aan elkaar gestructureerd uitwisselen via het Peppol-netwerk. Een pdf per e-mail volstaat voor die B2B-facturen niet meer. Meer over het netwerk leest u op onze Peppol-pagina en in wat is Peppol.

Wat dat voor u betekent:

1. B2B-facturen versturen: aan een andere Belgische btw-plichtige verstuurt u een gestructureerde e-factuur via Peppol.
2. Facturen ontvangen: u moet gestructureerde facturen van uw leveranciers kunnen ontvangen.
3. Particulieren: voor facturen aan particulieren voor privégebruik (B2C) geldt de verzendplicht niet. Ontvangen moet u toch kunnen.

Die laatste regel vergeten veel ondernemers. Ook wie alleen voor particulieren werkt, moet volgens de officiële bron gestructureerde facturen van leveranciers kunnen ontvangen.

Wat riskeert u als u niet voldoet?

Het Koninklijk Besluit van 8 juli 2025 voorziet een boete voor wie niet over de technische middelen beschikt om gestructureerde facturen uit te reiken en te ontvangen. De bedragen staan in de officiële FAQ: 1.500 euro bij de eerste overtreding, 3.000 euro bij de tweede en 5.000 euro bij elke volgende. Een tweede of volgende overtreding telt alleen als de administratie die ten vroegste drie maanden na de vorige overtreding vaststelt. Er bestaan ook andere boetes, bijvoorbeeld voor een factuur die niet tijdig is uitgereikt. Alle details vindt u in de officiële FAQ.

Volgens dezelfde bron wordt het recht op btw-aftrek niet geweigerd als aan de materiële voorwaarden is voldaan. U riskeert wel een administratieve boete. Voor een overzicht van alle regels leest u e-facturatie verplicht in België.

Wat verandert er voor uw factuur?

Uw factuur vermeldt geen btw-bedrag, want u rekent geen btw aan. De officiële pagina meldt dat er voor facturatie en boekhouding verplichtingen blijven bestaan. De exacte vermelding en de overige verplichte gegevens controleert u bij FOD Financiën of uw boekhouder. Een overzicht vindt u in ons artikel over verplichte vermeldingen bij online factureren.

Nieuw sinds 2026 is vooral de vorm. Een B2B-factuur aan een Belgische btw-plichtige is nu een gestructureerd bestand dat uw software via een Peppol Access Point verstuurt. U vult dus geen pdf meer in en mailt die niet meer. Uw factureerprogramma neemt de omzetting over, mits het Peppol ondersteunt. Hoe u dat aanpakt, ziet u in het stappenplan Peppol aansluiten.

Wat kost het, en zijn er fiscale tegemoetkomingen?

Het Peppol-netwerk zelf is gratis. U betaalt voor de software of dienst die u aansluit. De overheid vermeldt fiscale tegemoetkomingen: een verhoogde investeringsaftrek van 20 procent voor digitale investeringen sinds 1 januari 2025, en voor de aanslagjaren 2024 tot 2027 kunnen kleine kmo’s en zelfstandigen met een abonnement op facturatiesoftware een verhoogde kostenaftrek van 120 procent vermelden. Of dat voor u geldt, hangt af van uw situatie. Vraag het aan uw boekhouder of FOD Financiën.

Welke facturatiesoftware past bij de vrijstelling?

U zoekt software die zonder btw kan factureren, Peppol kan verzenden én ontvangen en uw omzet duidelijk toont, zodat u de grens van 25.000 euro bewaakt. Begin in onze vergelijker met het filter Peppol volledig en land België. De gegevens komen uit openbare informatie van de aanbieders. Wij hebben de systemen niet zelf getest.

Enkele pakketten uit de lijst, alfabetisch, met wat de aanbieder zelf meldt:

• Billit: volgens de aanbieder zit Peppol in alle pakketten en is Billit zelf een Access Point.
• Moneybird: meldt automatische inschrijving op Peppol en ontvangst van inkomende e-facturen.
• Winfakt: verstuurt via Peppol en valt terug op e-mail als de klant niet is aangesloten.

Is een klant niet aangesloten, vraag dan bij uw aanbieder wat de procedure is. Controleer altijd de actuele prijs en voorwaarden. Meer hulp bij de keuze krijgt u in een facturatieprogramma kiezen in België. De overheid publiceert bovendien een lijst van softwareoplossingen op einvoice.belgium.be.

Wat als u de grens overschrijdt?

Volgens FOD Financiën verliest u de vrijstelling bij een overschrijding van ten hoogste 10 procent pas het volgende kalenderjaar. Gaat u er meer dan 10 procent over, dan geldt het gewone stelsel vanaf de handeling die de grens overschreed. Wie het stelsel verlaat, kan volgens de pagina pas na een wachttijd terugkeren. Wie halverwege een jaar start, krijgt een naar rato verlaagde grens.

Praktisch betekent dit:

1. Volg uw omzet gedurende het jaar in uw facturatieprogramma.
2. Bepaal vooraf wat u doet als u de grens nadert.
3. Pas uw prijzen aan voor klanten die geen btw kunnen aftrekken, zoals particulieren.
4. Laat uw boekhouder de overgang voorbereiden.

De Peppol-plicht blijft in beide gevallen gelden, dus u hoeft uw facturatie niet te wijzigen als u de regeling verlaat.

Belgische vrijstelling en KOR in Nederland

Nederland heeft een eigen regeling voor kleine ondernemers: de kleineondernemersregeling (KOR). Volgens onze gegevens geldt die tot een omzet van 20.000 euro per jaar, en een KOR-ondernemer rekent geen btw aan. Controleer de actuele voorwaarden bij de Belastingdienst. Lees ook ons artikel over de KOR in Nederland.

Onderwerp	België	Nederland
Naam	Vrijstelling voor kleine ondernemingen	KOR
Omzetgrens	25.000 euro per jaar	20.000 euro per jaar
Btw aanrekenen	Nee	Nee
E-facturatieplicht B2B	Ja, ook voor vrijgestelden	Geen algemene B2B-plicht

In Nederland is er per 2 oktober 2026 geen algemene B2B-e-factuurplicht. Volgens het kabinetsbericht van 11 september 2026 op rijksoverheid.nl wil het kabinet e-facturatie voor B2B verplichten per 1 juli 2030, waarbij KOR-ondernemers vrijgesteld blijven. Dat is een voornemen en nog geen wet. Voor Nederlandse systemen bekijkt u de Nederlandse pagina en het filter Nederland.

Let op: dit artikel geeft algemene informatie en is geen fiscaal of juridisch advies. Regels en grenzen kunnen wijzigen. Controleer de actuele voorwaarden bij FOD Financiën of vraag advies aan uw boekhouder.