Online factureren: verplichte vermeldingen op een factuur

Online factureren lijkt eenvoudig: u maakt een factuur in een programma en verstuurt hem. Toch gelden voor een digitale factuur dezelfde inhoudelijke regels als voor een papieren. In dit artikel schrijven wij alleen op wat de officiële pagina’s van de Belastingdienst en de FOD Financiën zeggen, met een link naar elke bron. Wat wij daar niet bevestigd vonden, laten wij weg.

Daarbij zit er een verschil tussen de twee landen. De Belastingdienst geeft een duidelijke lijst van verplichte gegevens. Voor België bevestigden wij op de geopende pagina’s de regels over wie moet factureren, de termijn en de bewaarplicht, maar niet een volledige lijst van vermeldingen. Daarvoor verwijzen wij naar de FOD Financiën.

Bekijk ook onze pagina’s over facturatie, Nederland en België.

Wie moet een factuur maken?

In Nederland maakt u volgens de Belastingdienst een factuur voor alle goederen en diensten die u aan andere ondernemers levert, en ook voor rechtspersonen die geen ondernemer zijn, zoals verenigingen en stichtingen. Aan particulieren bent u in de regel niet verplicht te factureren, met enkele uitzonderingen.

In België is er volgens de FOD Financiën geen factureringsverplichting bij leveringen aan natuurlijke personen voor privégebruik. Er is wel een verplichting bij leveringen in het kader van uw beroep aan een btw-plichtige of aan een niet btw-plichtige rechtspersoon, en in een aantal andere situaties die de FOD opsomt.

Welke gegevens moet een Nederlandse factuur bevatten?

De Belastingdienst noemt de volgende verplichte gegevens voor wie verplicht is te factureren. U kunt dit als controlelijst naast uw sjabloon leggen.

Onderdeel	Wat de Belastingdienst vraagt
Namen	Uw volledige naam en die van uw afnemer (juridische naam, handelsnaam alleen als die bij de KVK is geregistreerd)
Adressen	Het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd, een postbusnummer volstaat niet
Btw-identificatienummer	Uw nummer met NL ervoor
KVK-nummer	Als u bij de KVK bent ingeschreven
Factuurdatum	De datum waarop de factuur is uitgereikt
Factuurnummer	Opeenvolgende nummers, elk nummer maar een keer
Goederen	Wat u leverde en hoeveel
Diensten	Wat u leverde en de omvang ervan
Leverdatum	Of de datum van een vooruitbetaling
Bedrag	Excl. btw, bij verschillende tarieven apart, en de eenheidsprijs als dat past
Btw-tarief	Het tarief dat geldt voor de levering
Btw-bedrag	Het bedrag aan btw

Soms gelden andere eisen, bijvoorbeeld bij een factuur tot 100 euro inclusief btw of bij zakendoen met het buitenland. Lees dat bij de Belastingdienst.

Hoe werkt het factuurnummer?

Volgens de Belastingdienst gebruikt u opeenvolgende nummers, in een of meer reeksen, en komt elk nummer maar een keer voor. Een programma dat de nummering automatisch beheert, voorkomt de meeste fouten. Bij een overstap naar andere software laat u de reeks gewoon doorlopen.

Wat geldt in België voor de vermeldingen?

Voor België bevestigden wij op de geopende pagina’s van de FOD Financiën geen volledige lijst van verplichte vermeldingen. Wij schrijven er daarom geen op. Raadpleeg de officiële pagina over boekhouding en facturering of vraag het uw boekhouder.

Wat de FOD wel zegt:

• De factuur moet worden uitgereikt uiterlijk de 15e dag van de maand na de maand waarin het belastbare feit plaatsvond.
• U bewaart facturen, kopieën, boeken en andere stukken 10 jaar.
• Wie de btw-vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen gebruikt (jaaromzet tot 25.000 euro), rekent geen btw aan, maar heeft nog wel verplichtingen op het vlak van facturering en boekhouding.

Wat verandert er als u online factureert?

Online factureren verandert het formaat en de verzending, niet de verplichte inhoud. In Nederland bepaalt u zelf of u op papier of digitaal factureert. Een digitale factuur vraagt volgens de Belastingdienst wel dat uw afnemer ermee akkoord gaat en dat u de echtheid van herkomst, de inhoud en de leesbaarheid kunt waarborgen.

In België is er sinds 1 januari 2026 meer veranderd. Voor B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen is gestructureerde elektronische facturatie verplicht, via het Peppol-netwerk. Een pdf per e-mail volstaat niet meer. Dat geldt ook voor kleine ondernemingen met btw-vrijstelling. Lees het verschil in e-factuur versus PDF-factuur en in onze Peppol-gids.

Hoe lang bewaart u facturen?

In Nederland bewaart u facturen volgens de Belastingdienst 7 jaar, en 10 jaar voor facturen over onroerende zaken. U bewaart ze in de vorm waarin u ze verstuurde of ontving, dus digitale facturen slaat u digitaal op. Gescande facturen mogen onder voorwaarden. In België is de bewaartermijn volgens de FOD Financiën 10 jaar.

Wat zet u op de factuur als u de KOR gebruikt?

Volgens de Belastingdienst bent u als KOR-deelnemer niet verplicht een factuur uit te reiken. Doet u dat toch, of vragen uw klanten erom, dan vermeldt u op de factuur dat u gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling en zet u geen btw op de factuur. Alles over die regeling staat in onze uitleg over de KOR.

Welke software helpt bij correcte facturen?

Een facturatiesysteem bevat meestal een sjabloon met de gebruikelijke velden, beheert de nummering en rekent de btw uit. Controleer toch altijd of uw eigen gegevens kloppen en test met een proeffactuur.

• Wilt u zeker zijn dat u ook in België B2B kunt factureren, filter dan op volledige Peppol-ondersteuning.
• Een startpunt zonder maandkosten vindt u bij de gratis plannen.
• Alfabetische voorbeelden uit onze database: Moneybird, WeFact en Zervant. Wij hebben ze niet zelf getest.

Controlelijst voor u een factuur verstuurt

1. Factuurdatum en uniek volgnummer aanwezig.
2. Volledige naam en adres van u en uw klant juist.
3. Btw-nummer en, in Nederland, KVK-nummer vermeld.
4. Omschrijving, omvang en leverdatum duidelijk.
5. Bedrag excl. btw, tarief en btw-bedrag correct.
6. Een eventuele vermelding bij vrijstelling of KOR toegevoegd.
7. Juiste formaat voor deze klant: PDF of Peppol.

Let op: dit artikel geeft algemene informatie en is geen fiscaal of juridisch advies. Controleer de actuele voorschriften bij de overheid of vraag advies aan uw boekhouder. Gecontroleerd op 2 oktober 2026.