E-facturatie verplicht in België: wat u moet weten in 2026

E-facturatie is sinds 1 januari 2026 geen keuze meer voor Belgische ondernemers. Wie een geldig btw-nummer heeft, moet facturen aan andere btw-plichtige ondernemingen gestructureerd en elektronisch uitwisselen. Een pdf per e-mail of via een platform volstaat daarvoor niet meer. Dit artikel zet de gecontroleerde feiten op een rij, gebaseerd op de officiële site einvoice.belgium.be.

Dit is geen fiscaal of juridisch advies. Voor uw eigen situatie wendt u zich tot uw boekhouder of de overheid. Onze site is onafhankelijk en wij hebben de genoemde systemen niet zelf getest.

Wat betekent e-facturatie verplicht in België?

Sinds 1 januari 2026 is gestructureerde elektronische facturatie verplicht voor (bijna) alle transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. De facturen worden uitgewisseld tussen de softwaresystemen van beide ondernemingen via het Peppol-netwerk. Een factuur is dan een gegevensbestand dat software leest, geen document dat iemand moet overtypen. Wat Peppol is, leest u in wat is Peppol.

Concreet verandert er het volgende:

• U verstuurt B2B-facturen aan Belgische btw-plichtigen gestructureerd via Peppol.
• U ontvangt B2B-facturen van Belgische leveranciers op dezelfde manier.
• U gebruikt daarvoor software die op Peppol is aangesloten, meestal uw facturatie- of boekhoudsoftware.

Het verschil met uw huidige manier van werken staat in pdf-factuur versus e-factuur.

Voor wie geldt de verplichting?

De verplichting geldt voor ondernemingen met een geldig btw-nummer. De officiële tekst zegt: “You have a valid VAT number? In this case, this obligation also applies to your enterprise.” Er zijn enkele afbakeningen die u moet kennen.

Situatie	Geldt de plicht?
Factuur aan een Belgische btw-plichtige onderneming	Ja
Onderneming met btw-vrijstelling voor kleine ondernemingen (tot 25.000 euro)	Ja
Verzenden aan particulieren voor privégebruik (B2C)	Nee
Ontvangen van gestructureerde facturen van leveranciers, ook als u alleen B2C verkoopt	Ja
Niet in België gevestigde btw-plichtige zonder vaste inrichting	Nee, volgens de officiële FAQ (de wet wordt op dit punt nog aangepast)

Geldt de plicht ook voor btw-vrijgestelde ondernemingen?

Ja. De officiële FAQ stelt dat de verplichting ook geldt voor wie de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen gebruikt (jaaromzet tot 25.000 euro). Dat is een veelgemaakte misvatting. Lees de volledige uitleg in btw-vrijstelling voor kleine ondernemingen in België.

Wat met artikel 44 en facturen aan de overheid?

Ondernemingen die uitsluitend handelingen verrichten die op grond van artikel 44 van het btw-wetboek vrijgesteld zijn, bijvoorbeeld bepaalde medische en onderwijsactiviteiten, vallen volgens Unizo buiten de plicht om gestructureerd te factureren, maar moeten wel kunnen ontvangen. Dit staat niet op de officiële pagina’s die wij raadpleegden. Twijfelt u, gebruik dan de officiële toets “Is my company covered?” op einvoice.belgium.be of vraag uw boekhouder.

Voor facturen aan de overheid (B2G) gelden eigen regels. E-facturatie is verplicht voor overheidsopdrachten die na 1 maart 2024 zijn gepubliceerd, meestal vanaf een waarde van 3.000 euro exclusief btw, via het federale platform Mercurius.

Welke boetes zijn er?

De boetes staan in het Koninklijk Besluit van 8 juli 2025 (aanvulling C op het Koninklijk Besluit nr. 44 van 9 juli 2012). Voor het ontbreken van de technische middelen om een gestructureerde elektronische factuur uit te reiken en te ontvangen geldt:

1. Eerste overtreding: 1.500 euro.
2. Tweede overtreding: 3.000 euro.
3. Volgende overtredingen: 5.000 euro.

Een tweede of volgende overtreding telt alleen als de administratie die vaststelt ten vroegste drie maanden na de vorige overtreding die tot een boete leidde. Daarnaast bestaan andere boetes, bijvoorbeeld voor een factuur die niet tijdig is uitgereikt of een gestructureerde factuur die niet aan de technische eisen voldoet. Het strafbeleid van 2018 blijft gelden. Alles staat in de officiële FAQ.

Het recht op btw-aftrek wordt niet geweigerd als aan de materiële voorwaarden is voldaan. U riskeert wel een administratieve boete als u niet kunt ontvangen. Wij noemen geen einddatum van een tolerantieperiode, omdat de officiële bronnen die wij raadpleegden er geen bevestigen.

Hoe voldoet u in de praktijk?

U registreert zich niet rechtstreeks op het netwerk, maar via software die op Peppol is aangesloten: een erkende dienstverlener of Access Point. Meestal regelt uw facturatie- of boekhoudsoftware dat. In België gebruikt u uw ondernemingsnummer als Peppol-ID (scheme 0208). De overheid publiceert een lijst van softwareoplossingen onder “Software solutions” op einvoice.belgium.be.

Een korte voorbereiding:

1. Controleer of uw huidige software Peppol kan verzenden én ontvangen.
2. Vraag uw aanbieder wat in uw abonnement zit en wat extra kost.
3. Laat uw gegevens, zoals ondernemingsnummer en btw-nummer, controleren.
4. Test met één klant en één leverancier.

Het volledige stappenplan staat in Peppol aansluiten in vijf stappen. Wilt u een pakket kiezen, gebruik dan de vergelijker met het filter Peppol volledig en land België. Een voorbeeld is Billit, dat volgens de aanbieder zelf Access Point is. Over de keuze van een Access Point leest u meer in Peppol Access Point kiezen. Het overzicht van alle onderwerpen staat op de Peppol-gids.

Wat kost het en zijn er tegemoetkomingen?

Het Peppol-netwerk zelf is gratis. U betaalt voor de software of de dienst. De overheid vermeldt twee fiscale tegemoetkomingen: een verhoogde investeringsaftrek van 20 procent voor digitale investeringen sinds 1 januari 2025, en voor de aanslagjaren en belastbare periodes 2024 tot 2027 een verhoogde kostenaftrek van 120 procent voor kleine kmo’s en zelfstandigen met een abonnement op facturatiesoftware. De voorwaarden vraagt u na bij FOD Financiën of uw boekhouder.

En in Nederland?

Per 2 oktober 2026 geldt in Nederland geen algemene B2B-e-factuurplicht. Voor leveranciers aan de Nederlandse overheid geldt al langer een e-factuurplicht. Volgens het kabinetsbericht van 11 september 2026 op rijksoverheid.nl wil het kabinet e-facturatie voor B2B verplichten per 1 juli 2030, met digitale rapportage per 1 juli 2031. Een wetsvoorstel wordt in de zomer van 2027 verwacht en KOR-ondernemers blijven vrijgesteld. Het gaat om een voornemen, geen wet. Meer vindt u op onze Nederlandse pagina.

Let op: dit artikel geeft algemene informatie en is geen fiscaal of juridisch advies. Regels kunnen veranderen. Controleer de actuele situatie op einvoice.belgium.be of bij uw boekhouder.