E-factuur versus PDF-factuur: wat is het verschil?

Een e-factuur en een PDF-factuur lijken op het eerste gezicht hetzelfde: beide zijn digitaal en beide stuurt u via de computer. Toch zit er een wezenlijk verschil in. Een e-factuur is een gestructureerd gegevensbestand dat software automatisch inleest. Een PDF-factuur is een beeld van een factuur dat een mens leest en overtypt.

Voor Belgische ondernemers maakt dat sinds 1 januari 2026 een groot verschil. Voor B2B-transacties tussen btw-plichtige ondernemingen volstaat een PDF niet meer. Dat geldt ook voor kleine ondernemingen die de btw-vrijstelling gebruiken. In Nederland ligt het anders: daar bestaat geen algemene verplichting voor B2B-e-facturatie.

In dit artikel zetten we beide naast elkaar. Wilt u eerst de basis, lees dan wat Peppol is of ga naar onze Peppol-gids. Een overzicht van het hele onderwerp vindt u op onze pagina over facturatie.

Wat is het verschil tussen een e-factuur en een PDF?

Een e-factuur wordt als gestructureerd gegevensbestand uitgewisseld, zodat software de gegevens zonder overtypen kan inlezen. Een PDF is een afbeelding van een factuur. Ze oogt als een document, maar de computer ziet geen bedragen of btw-codes, enkel een bladzijde.

Kenmerk	PDF-factuur	E-factuur
Wat is het?	Een beeld van een factuur	Een gestructureerd gegevensbestand
Wie leest het?	Een mens	Software
Overtypen nodig?	Vaak wel	Nee
Verzending in België	Per e-mail of via een platform	Tussen de systemen via Peppol
Volstaat voor B2B in België sinds 2026?	Nee	Ja

Is een gescande factuur een e-factuur?

Nee. Een scan blijft een beeld, ook als er tekst in staat. Software moet de gegevens eruit lezen of iemand typt ze over. Bij een e-factuur zitten de gegevens al in het bestand zelf, zodat het systeem van de ontvanger ze direct kan verwerken.

Wat geldt in België?

Sinds 1 januari 2026 is gestructureerde elektronische facturatie verplicht voor (bijna) alle transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. De officiële tekst is duidelijk: heeft u een geldig btw-nummer, dan geldt de verplichting ook voor uw onderneming. Een pdf per e-mail of via een platform volstaat niet meer.

De facturen worden uitgewisseld tussen de softwaresystemen van beide ondernemingen via het Peppol-netwerk. In België gebruikt u uw ondernemingsnummer als Peppol-ID. Over de details leest u meer in e-facturatie verplicht in België.

Geldt dit ook voor kleine ondernemingen met btw-vrijstelling?

Ja, en dat is een veelgemaakte fout. Soms leest u dat ondernemingen met de btw-vrijstelling voor kleine ondernemingen buiten de Peppol-plicht vallen. Dat is onjuist. De officiële FAQ van de Belgische overheid stelt dat de verplichting ook geldt voor wie de vrijstellingsregeling gebruikt, dus bij een jaaromzet tot 25.000 euro. Hetzelfde geldt, minstens voor het ontvangen van B2B-facturen, voor ondernemingen in de bijzondere landbouwregeling.

Rekent u geen btw aan, dan blijft u toch btw-plichtig met een btw-nummer. Controleer uw situatie op einvoice.belgium.be of bij uw boekhouder.

Wanneer mag een gewone factuur in België nog wel?

• Bij facturen aan particulieren voor privégebruik (B2C). Ook dan moet u gestructureerde facturen van uw leveranciers kunnen ontvangen.
• Bij btw-plichtigen die niet in België gevestigd zijn en er geen vaste inrichting hebben. Volgens de officiële FAQ wordt de wet op dat punt nog aangepast.
• Facturen aan de overheid (B2G) hebben eigen regels, via het federale platform Mercurius.

Volgens Unizo vallen ondernemingen die uitsluitend handelingen verrichten die op grond van artikel 44 van het btw-wetboek vrijgesteld zijn (bijvoorbeeld bepaalde medische en onderwijsactiviteiten) buiten de plicht om gestructureerd te factureren, maar moeten ook zij kunnen ontvangen. Dat staat niet op de officiële pagina’s die wij openden. Twijfelt u, gebruik dan de toets “Is my company covered?” op einvoice.belgium.be.

Wat zijn de boetes?

De officiële FAQ noemt voor het ontbreken van de technische middelen om een gestructureerde factuur uit te reiken en te ontvangen een boete van 1.500 euro bij de eerste overtreding, 3.000 euro bij de tweede en 5.000 euro bij de volgende. Een tweede of volgende overtreding telt alleen als de administratie die ten vroegste drie maanden na de vorige beboete overtreding vaststelt. Over een tolerantieperiode noemen wij geen einddatum, want die vonden wij niet op een officiële pagina.

Wat geldt in Nederland?

In Nederland is er per 2 oktober 2026 geen algemene verplichting voor B2B-e-facturatie. Voor leveranciers aan de Nederlandse overheid geldt al langer wel een e-factuurplicht. Volgens het kabinetsbericht van 11 september 2026 wil het kabinet e-facturatie voor B2B verplichten per 1 juli 2030, met digitale rapportage per 1 juli 2031. Ondernemers in de KOR blijven daarbij vrijgesteld. Dit is een voornemen, geen wet.

Voor digitale facturen stelt de Belastingdienst wel twee voorwaarden. Uw afnemer moet ermee akkoord gaan dat u digitaal factureert. U moet ook zekerheid kunnen geven over de echtheid van herkomst, de inhoud en de leesbaarheid van de factuur. U bepaalt zelf hoe u dat doet. Meer leest u in onze uitleg over de KOR en op onze pagina voor Nederland.

Wat als ik in beide landen factureer?

Dan houdt u per klant bij welke regel geldt. Een Belgische btw-plichtige klant krijgt een e-factuur via Peppol. Voor een Nederlandse zakelijke klant volgt u de Nederlandse regels. Zorg dat uw software per klant de juiste vorm kiest.

Hoe kiest u software die beide vormen aankan?

Kies software die per klant de juiste factuurvorm kan aanmaken en die Peppol kan versturen én ontvangen. Vraag de aanbieder wat in uw pakket zit en laat dat bevestigen voor u tekent. Het Peppol-netwerk zelf is gratis, de software of dienst niet.

• Filter in onze vergelijker op volledige Peppol-ondersteuning.
• Zoekt u een startpunt zonder maandkosten, bekijk dan de gratis plannen.
• Voorbeelden uit onze database zijn Billit, Moneybird en WeFact. Dit is een alfabetische greep, geen rangorde, en wij hebben deze systemen niet zelf getest.

Een korte actielijst:

1. Bekijk uw klantenlijst: wie is een Belgische btw-plichtige, wie niet?
2. Vraag uw aanbieder of Peppol-verzending en -ontvangst inbegrepen zijn.
3. Sluit aan via software die op Peppol is aangesloten.
4. Test een eerste factuur voor u overschakelt.

Let op: dit artikel geeft algemene informatie en is geen fiscaal of juridisch advies. Controleer uw situatie bij de officiële bronnen of vraag advies aan uw boekhouder. Wij hebben de genoemde systemen niet zelf getest. Gegevens zijn gecontroleerd op 2 oktober 2026.